Advisory Board Meetings für die Zusammenarbeit mit Stakeholdern im Market Access

Advisory Board Meetings finden besonders häufig in der Prä-Launch-Phase statt und werden in der Regel von »Medical« im Unternehmen organisiert, manchmal auch vom Marketing. Häufig erleben wir, dass sich Market Access an diese von anderen Funktionen organisierten Advisory Board Meetings »dranhängt«. Dies mag auf den ersten Blick bequem erscheinen, bedeutet aber auch, dass spezifische Themen zum Marktzugang nur zum Teil eingebracht werden können und man die Auswahl der Teilnehmer und die Dramaturgie der Veranstaltung nicht steuern kann. Im Market Access gibt es jedoch genug Themen, um eigene Advisory Board Meetings zu gestalten. Lassen Sie sich hier als Verantwortlicher für Market Access nicht von anderen Bereichen die Butter vom Brot nehmen.

Strategie und Ziele

Bevor Sie Teilnehmer wie Ärzte, Patienten oder Payer rekrutieren, ist es von entscheidender Bedeutung, die Ziele des Meetings so exakt wie möglich zu formulieren, am besten mit einem Strategiepapier. In diesem werden der Hintergrund der Veranstaltung beschrieben und die an die Experten zu adressierenden Fragen ausformuliert. Steht die Liste, kann anschließend überlegt werden, welche Experten diese Fragen beantworten können, nur sie kommen selbstredend als Teilnehmer überhaupt in Betracht. Natürlich kann ein Advisory Board aufgrund seines eher qualitativen Charakters keine quantitative Marktforschung ersetzen. Allerdings sind Advisory Boards hervorragend geeignet, quantitative Ergebnisse zu ergänzen, um so eine breitere Entscheidungsgrundlage zu liefern. Durch die richtigen strategischen Überlegungen werden die weiteren Schritte erheblich erleichtert. Die hierfür zunächst zusätzlich investierte Zeit wird so am Ende wieder eingespart. Im Ergebnis des Meetings spiegelt sich immer auch die Qualität der Vorbereitung wider.

Dramaturgie und Storyboard

Nachdem die Fragen feststehen, gilt es, für das Advisory Board Meeting ein Storyboard zu entwickeln, in dem die Dramaturgie fixiert wird. Themenblöcke und die zu verwendenden Moderationstechniken sollten festgelegt werden. Je nach Fragestellung kann z. B. Brainstorming, eine Gruppenarbeit oder eine offene Diskussion besser geeignet sein, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Wenn zur Entscheidungsfindung ein klares Meinungsbild angestrebt wird oder Vorschläge priorisiert werden, bieten sich eine sogenannte »Punktabfrage« an, wo die Teilnehmer Klebepunkte verteilen. Ist es hingegen das Ziel, mehrere mögliche Lösungsansätze zu entwickeln, sollten diese in Gruppenarbeit erarbeitet werden. Bei Vorträgen sollte der Inhalt mit den jeweiligen Referenten abgesprochen und die Zeit auf 10 bis maximal 20 Minuten begrenzt werden. Der Moderator achtet darauf, dass diese Zeiten eingehalten werden. In der Veranstaltung sollte der Diskussionspart unbedingt den Hauptanteil einnehmen, denn es geht nicht um ein Schaulaufen der Referenten. Wichtig ist bei diesen Meetings das Ergebnis – und das entsteht fast immer in der Diskussion.

Moderation

Dem Moderator kommen gleich mehrere Aufgaben zu: das Meeting zu leiten, dabei die Zeit im Blick zu behalten, die relevanten Fragen zu stellen und bei der Diskussion auf klare Schlussfolgerungen hinzuarbeiten. Ein gewisses fachliches Verständnis ist hierbei sicherlich von Nutzen, aber genauso muss bei der Wahl des Moderators auf dessen Qualitäten hinsichtlich der anderen Anforderungen geachtet werden – sonst laufen Sie Gefahr, dass Ihre Ziele aus den Augen verloren werden. Da es den Experten in der Regel schwerfällt, ihre angestammte Entscheider-Rolle zu verlassen, und sie häufig auch Verfechter einer bestimmten Meinung sind, ist es oft ratsam für die Moderation keinen Experten zu nehmen. Als Optionen bleiben Ihnen dann, die Moderation selbst zu übernehmen oder einen externen Moderator zu beauftragen. Für einen externen Moderator spricht, dass dieser eventuell geübter darin ist, mehr aus den Teilnehmern herauszuholen, und Sie sich besser auf das Gesagte konzentrieren können. Zudem ist Vor- und Nachbereitung eines Advisory Board Meetings zeitintensiv und ein externer Moderator kann Sie hierbei entlasten.

Ergebnisse festhalten und kommunizieren

Der Erfolg des Meetings manifestiert sich in den Schritten, die im Anschluss eingeleitet werden. Die Grundlage hierfür ist eine gute Dokumentation. Denn die wertvollsten Gedanken und Schlussfolgerungen verpuffen, wenn sie nicht schriftlich festgehalten werden. Zwar einfach und preiswert, aber alles andere als optimal, ist die Aufzeichnung des Meetings mit einem Diktiergerät, denn viele Menschen reagieren befangen auf ein solches Mitschneiden und die Qualität der Diskussion leidet. Die ideale Lösung ist ein Medical Writer, der das Meeting in einem Ergebnisprotokoll zur internen Verwendung zusammenfasst. Das entlastet die Moderatoren und Teilnehmer, die sich so komplett auf das Meeting konzentrieren können. Manchmal ergibt sich bei einem ergiebigen Meeting auch der Wunsch, die Ergebnisse in einer Fachzeitschrift zu veröffentlichen. Dann ist es sehr hilfreich, wenn der Medical Writer, der dies übernehmen soll, bereits bei dem Meeting dabei gewesen ist.

Location und Durchführung

Als Veranstaltungsort sollten Sie eine Location wählen, die für alle Teilnehmer gut zu erreichen ist. Bei einem nationalen Advisory Board bietet sich hier der Flughafen Frankfurt am Main an, mit seiner zentralen Lage in Deutschland, der großen Auswahl an Konferenzzentren und den kurzen Wegen von und zum Terminal bzw. dem Bahnhof. Aber auch die Firmenzentrale kann eine gute Wahl sein, wenn diese verkehrstechnisch gut gelegen ist und man eine besondere Bindung der Experten an die Firma erreichen will.

Abbildung 1: Aufgrund seiner zentralen Lage und guten Erreichbarkeit beliebt für die Durchführung von Advisory Board Meetings – der Flughafen Frankfurt

Virtuelle Advisory Board Meetings

Durch die starken Einschränkungen für persönliche Treffen im Zuge der Corona-Pandemie haben virtuelle Meetings deutlich an Bedeutung gewonnen. Und selbst wenn persönliche Treffen wieder uneingeschränkt möglich sind, werden virtuelle Advisory Board Meetings mit Sicherheit weiterhin stattfinden, da diese einige Vorteile bieten, wie geringere Kosten und Wegfall von Reisezeit. Erfahrungsgemäß gibt es auch eine hohe Teilnahmebereitschaft für virtuelle Meetings, was auch daran liegen mag, dass virtuelle Meetings eher kürzer gehalten werden, denn nach 4 Stunden schwindet in der Regel die Konzentration merklich. Dafür lassen diese sich aufgrund der einfacheren Organisation in kürzeren Abständen durchführen, sodass sich dennoch eine große thematische Bandbreite abdecken lässt.

Allerdings gibt es aufgrund des virtuellen Charakters auch einige Punkte, die bei der Planung und Durchführung zu bedenken sind, damit das Meeting ein voller Erfolg wird. In der Vorbereitung des virtuellen Meetings ist es wichtig, den Teilnehmern die Möglichkeit zu bieten, die Videokonferenz-Plattform vorab zu testen. Auch während des Meetings sollte ein Ansprechpartner, der keine aktive Rolle im Advisory Board Meeting hat, für technische Fragen telefonisch zur Verfügung stehen. Die Teilnehmer nutzen idealerweise ein Headset mit Mikrofon. Dies steigert die Tonqualität und reduziert Hintergrundgeräusche. Das Einschalten der Kamera ist natürlich ein Muss, damit auch das virtuelle Meeting einen persönlichen Charakter bekommt. Hierfür ist auf einen möglichst ruhigen, gut ausgeleuchteten Platz zu achten. Die Teilnahme aus wuseligen Mehrpersonenbüros oder gar von unterwegs ist zu vermeiden, da dies unnötige Unruhe in das Meeting bringt. Gerade im virtuellen Raum ist eine gute Moderation für den Erfolg des Meetings entscheidend. Da die Teilnehmer nicht direkt miteinander interagieren können, muss der Moderator noch mehr als sonst darauf Bedacht sein, alle Teilnehmer in die Diskussion einzubinden. Wenn diese Punkte berücksichtigt werden, bieten auch virtuelle Meetings einen großen Mehrwert für die Teilnehmer und die einladende Firma. Zum Teil wird versucht, persönliches Treffen und virtuelles Meeting unter einen Hut zu bekommen, in sogenannten hybriden Meetings. Zu den im Raum befindlichen Personen werden weitere Teilnehmer per Video zugeschaltet. Während dies für interne Besprechung ein gangbarer Weg sein mag, hat sich dies für Advisory Board Meetings als hinderlich erwiesen. Der Aufwand, den real anwesenden Personen und bequem im Büro sitzende Teilnehmer für Planung und Anreise aufwenden, ist sehr unterschiedlich, was sich negativ auf die Interaktionsbereitschaft mit den virtuell anwesenden Personen auswirken kann. Auch die Moderation mit Einbindung aller Teilnehmer ist eine besondere Herausforderung. Daher sollten Sie für Ihr Advisory Board Meeting von solchen Mischlösungen, die eben nicht das Beste beider Welten bieten, Abstand nehmen und sich klar für eines der beiden Formate entscheiden.

Advisory Board Meetings mit Ärzten

Advisory Board Meetings mit Ärzten sollten nicht – wie in vielen Unternehmen üblich – eine Domäne von »Medical« bleiben. Es gibt genügend Themen, die speziell für den Marktzugang relevant sind. Dazu haben auch aktuelle Entwicklungen beigetragen: Pharmazeutische Unternehmen können sich vom G-BA bekanntlich unter anderem zur zweckmäßigen Vergleichstherapie (zVT) in der frühen Nutzenbewertung beraten lassen. Seit dem G-BA-Beschluss vom 20. Februar 2020 werden bei diesen Beratungen auch die fachlich zuständigen wissenschaftlich-medizinischen Fachgesellschaften und die Arzneimittelkommission der deutschen Ärzteschaft (AkdÄ) schriftlich beteiligt. Dadurch hat der Einfluss von Ärzten auf die frühe Nutzenbewertung zugenommen – ein weiterer Grund, unbedingt mit Ärzten im Market Access zusammenzuarbeiten. Auch für weitere Themen lohnt es sich aus Sicht des Market Access, ein Advisory Board Meeting mit Ärzten zu machen, z.B. um einen besseren Einblick in die Versorgungslandschaft zu bekommen oder die Value Story für das Produkt zu optimieren.

Ärztliche Meinungsbildner und Industrie haben durchaus gemeinsame Interessen: Für die Ärzte geht es vor allem darum, neue therapeutische Optionen für die Behandlung ihrer Patienten zu bekommen, Arzneimittel besser einzusetzen und die Adhärenz ihrer Patienten zu steigern. Diese Interessen decken sich mit denen der Industrie (Abbildung 2). Wichtig ist, dass man als Unternehmen bei der Kooperation mit den ärztlichen Meinungsbildnern vor allem diese gemeinsamen Interessen in den Vordergrund stellt und nicht die kommerziellen Unternehmensziele. Das Thema Pricing ist deswegen in Advisory Board Meetings mit Ärzten mit Vorsicht zu genießen.

Bei den ärztlichen Teilnehmern sollte man im Vorfeld prüfen, ob ein gewisses Interesse für Fragen des Marktzugangs vorhanden ist. Dies ist meistens bei Ärzten der Fall, die auch in Fachgesellschaften eine wichtige Rolle spielen, aber auch niedergelassene Ärzte interessieren sich oft für Fragen des Marktzugangs, wenn ihre Patienten unmittelbar betroffen sind. Wenn niedergelassene Ärzte teilnehmen, bietet sich der Mittwoch als Veranstaltungstag an, da sie hier (zumindest am Nachmittag) in der Regel keine Sprechstunde anbieten.

Abbildung 2: Gemeinsame Interessen von Ärzten und Industrie

Advisory Board Meetings mit Patienten

Die wichtige Rolle von Patienten als Stakeholder wird vielfach im Market Access noch nicht richtig adressiert. Zur Erinnerung: Bei der frühen Nutzenbewertung spielen Patientenvertreter vielfältige Rollen im Bewertungsprozess, auch wenn sie keine direkte Entscheidungsgewalt haben. Beim G-BA haben Patientenvertreter ein Mitberatungsrecht, das etwa 250 Personen als ständige Patientenvertreter in ca. 130 Gremien oder themenbezogen in einzelnen Sitzungen wahrnehmen. Die Patientenvertreter werden von den Patientenorganisationen als sachkundige Personen benannt. Auch das IQWiG berücksichtigt die Patientensicht bei der Dossierbewertung, indem Patientenvertreter im Rahmen jedes Nutzenbewertungsverfahrens einen Fragebogen zur Erkrankung und deren Behandlung ausfüllen können. Bei den Beratungen des G-BA im Rahmen des Stellungnahmeverfahrens, das zwischen Dossierbewertung und Beschluss stattfindet, können sich auch Vertreter der Patientenorganisationen beteiligen; in der Regel nutzen sie diese Möglichkeit rege.

Besonders interessant ist für die Industrie die Zusammenarbeit mit sogenannten Expertenpatienten. Expertenpatienten sind Spezialisten für eine bestimmte Indikation, verfügen über die Fähigkeit, dieses Wissen zu artikulieren, und sind bereit, sich mit Pharmaunternehmen auszutauschen. Wir haben bei co.value sehr gute Erfahrungen mit der Durchführung von Patient Advisory Meetings gemacht, in denen Patienten ihren Standpunkt formulieren und mit Mitarbeitern von Pharmaunternehmen austauschen. Bei der Durchführung sollten Pharmaunternehmen darauf achten, dass die Veranstaltung keinen Werbecharakter bekommt und Patienten möglichst neutral informiert werden. Im Vordergrund sollte also die Beratung des Pharmaunternehmens durch die Patienten stehen. Felder der Zusammenarbeit gibt es viele: Patienten können wertvolle Impulse geben zur Positionierung des Produktes oder zur Patientenrelevanz von Endpunkten und können zu einem besseren Verständnis der »Patient Journey» beitragen.

Advisory Board Meetings mit Payern

Advisory Board Meetings mit Payern geben Ihnen als Unternehmen wertvolle Insights in Bezug auf Value Story und Pricing, gerade bei innovativen Therapien ist das essentiell. Im Rahmen eines Advisory Boards Meetings, zu dem Sie als Unternehmen einladen, kann sicherlich ein offenerer und konstruktiverer Austausch stattfinden als etwa im rigiden Korsett der Preisverhandlung innerhalb des AMNOG-Prozesses. Willkommener Nebeneffekt: Ein Advisory Board Meeting mit Payern, das Sie als Market Access Manager organisieren, hilft Ihnen auch persönlich, Ihr Netzwerk zu erweitern, und bringt Ihnen viel Sichtbarkeit in der Firma, da auch das Senior Management gerne an solchen Veranstaltungen teilnimmt. Ähnlich wie bei Advisory Board Meetings mit Ärzten sollten auch bei Advisory Board Meetings mit Payern unbedingt darauf geachtet werden, die gemeinsamen Interessen zu betonen, sprich die Versorgung von Patienten mit innovativen, aber auch gleichzeitig bezahlbaren Therapien. Bei co.value können wir auf ein umfangreiches Netzwerk an Payern und ehemaligen Payer zurückgreifen, die bereit sind, sich mit Unternehmen auszutauschen.

Gemischte Advisory Board Meetings

Mit Advisory Board Meetings, an denen mehrere Interessengruppen beteiligt sind, z.B. mit Ärzten und Payern oder Ärzten und Patientenvertretern, haben wir eher durchwachsene Erfahrungen gemacht. Zwar kann es interessant sein, verschiedene Sichtweisen einzuholen, Veranstaltungen mit verschiedenen Interessengruppen sind jedoch oft allzu kontrovers und dadurch weniger fokussiert. Planen Sie besser mehrere getrennte Veranstaltungen mit unterschiedlichem Themenschwerpunkt.

Vertragsgestaltung

In vielen Unternehmen muss im ersten Schritt ein sogenanntes »Needs Assessment« als Formular ausgefüllt werden, um die Durchführung eines Advisory Board Meetings durch die Rechtsabteilung genehmigt zu bekommen. Achten Sie bei der Vertragsgestaltung darauf, dass eine Vertraulichkeitserklärung enthalten ist. Vor dem Hintergrund des 2016 in Kraft getretenen Antikorruptionsgesetztes sollten Unternehmen bei der Vertragsgestaltung unbedingt darauf achten, dass Leistung und Gegenleistung in einem realen Verhältnis zueinander stehen (Äquivalenzprinzip). Neben dem Äquivalenzprinzip müssen auch das Trennungsprinzip (Trennung von Projektzusammenarbeit und Umsatzgeschäften), das Transparenz-/Genehmigungsprinzip (Offenlegung und Genehmigung von Zuwendungen) und das Dokumentationsprinzip (Darstellung aller Leistungen und Gegenleistungen) beachtet werden, dann lässt sich das Strafbarkeitsrisiko erheblich reduzieren. Das Einholen einer Dienstherrengenehmigung bei Klinikärzten und Payern ist nötig. Der FSA hat für die Zusammenarbeit mit Ärzten, Patienten und anderen Partnern im Gesundheitswesen Kodizes veröffentlicht, die eine gute Orientierung darstellen, auch wenn Ihr Unternehmen nicht FSA-Mitglied ist. Letzte Empfehlung hierzu: Trotz dieser Aspekte sollten Sie sich bei der Vertragsgestaltung auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Ellenlange Verträge, zumal auch in englischer Sprache, wirken auf potentielle Teilnehmer abschreckend und haben auch schon dazu geführt, dass Experten eine Teilnahme abgesagt haben.

Literatur

Esser M, Thaa B. Vom Market Access zum Patient Access: Die Patientenperspektive im Market Access stärken. Market Access & Health Policy 2019; 9(2): 22–24

Esser M, Boreham A. Ärztliche Meinungsbildner im AMNOG. Market Access & Health Policy 2017; 7(3): 28–29

Schreier J, Esser M, Umbach G. Advisory Board Meetings und Expertenrunden. Pharma Relations 2014; 14(12): 17